Nabízíme školení práce s aplikací Elza pro začínající i pokročilé uživatele a administrátory.
Školení 1: Základní pravidla pro zpracování archiválií a související aplikace (ELZA, CAM, PEvA)
Školení 2: Elza – Pořádání
Školení 3: Elza – Archivní entity
Školení 4: Elza – Pokročilé
Školení 5: Elza – Administrace
Znalost aplikace a jejích funkcionalit je základním předpokladem pro její správné a efektivní využití. Standardní součástí přípravy implementace Elza je úvodní proškolení uživatelů, jehož zaměření a rozsah vyplývá z prostředí a potřeb dané instituce. Dovednosti uživatelů je třeba neustále obnovovat a dále rozvíjet.
Všem archivům a paměťovým institucím jsme schopni poskytnout následující školení, a to jak prezenční, tak distanční formou.
Zpětná vazba od uživatelů a účastníků našich školení je pro nás zásadní při určování směru dalšího vývoje a řešení rozvojových požadavků.
Účastníci školení jsou seznámeni s problematikou implementace Základních pravidel pro zpracování archiválií (ZP) v archivech a souvisejícími metodickými postupy vyplývajícími z metodiky certifikované Ministerstvem vnitra. Během úvodního teoretického výkladu jsou připomenuty důvody standardizace archivního popisu, shrnuta použitá terminologie, základní principy a prvky popisu, včetně pravidel pro popis archivních autoritních záznamů (entit). Součástí školení je prezentace architektury archivních informačních systémů a praktické ukázky jejich vzájemné komunikace (ELZA, CAM, PEvA). Závěrečná část školení se věnuje otázkám specializace archivního popisu, tvorby interních metodik a importům archivních pomůcek vytvořených dle dřívějších pravidel do aplikace ELZA.
Cílová skupina: vedoucí pracovníci, metodici, uživatelé Elza
Scénář školení je určen pro uživatele aplikace ELZA, kteří se věnují zpracování archivních souborů. Během řešení předepsaného pracovního postupu archivář získá, případně si potvrdí základní i pokročilé dovednosti práce v modulu Archivní soubory, ověří si v praxi použití Základních pravidel pro zpracování archiválií a principy strukturovaného víceúrovňového popisu, včetně elementárního způsobu popisu archivních entit a jejich napojení jako přístupových bodů.
Kromě tvorby popisu testovacího archivního souboru se archivář seznámí s užitečnými funkcionalitami, které usnadňují dosažení výsledku a různým způsobem zefektivňují proces zpracování archiválií (import pořádacích schémat, založení více jednotek popisu / ukládacích jednotek, přesuny jednotek popisu, hromadné úpravy, využití šablon a podtypů, strukturovaný způsob zápisu některých prvků popisu, agregace úvodu archivních pomůcek, lektorování aj.).
Výsledkem pracovního postupu je kompletace archivní pomůcky. U uživatele, který úspěšně absolvuje jednotlivé kroky i bonusová cvičení a je schopen zodpovědět závěrečné otázky, dojde k praktickému potvrzení kompetencí pro zpracovávání archiválií v aplikaci ELZA. Prvotním předpokladem pro používání aplikace v produkčním prostředí je alespoň orientační znalost ZP a jejich respektování.
Cílová skupina: metodici, uživatelé Elza
Scénář školení je určen pro uživatele aplikace ELZA, kteří se věnují zpracování archivních souborů nebo tvorbě, schvalování a celkové správě archivních autoritních záznamů. Během řešení předepsaného pracovního postupu archivář získá, případně si potvrdí základní i pokročilé dovednosti práce v modulu Archivní entity, ověří si v praxi použití Základních pravidel pro zpracování archiválií a postupy synchronizace s Centrálním archivním modulem (IS CAM).
Kromě popisu archivních entit se archivář seznámí s užitečnými funkcionalitami, které usnadňují správu a použití archivních autoritních záznamů (proces schvalování, revize, zneplatňování, odstraňování duplicit, synchronizace s externími systémy aj.).
Výsledkem pracovního postupu je popis entit a úspěšná synchronizace s IS CAM. U uživatele, který úspěšně absolvuje jednotlivé kroky i bonusová cvičení a je schopen zodpovědět závěrečné otázky, dojde k praktickému potvrzení kompetencí pro zpracovávání archiválií v aplikaci ELZA. Prvotním předpokladem pro používání aplikace je odpovídající znalost ZP a jejich respektování. Podmínkou pro zápis entit do produkční instance IS CAM je přidělení odpovídajících rolí CAM II a CAM III po splnění předepsaných atestací (viz čl. 2.3 Provozního řádu IS CAM), a následné udělení příslušného oprávnění v administraci aplikace ELZA na základě souhlasu lokálního metodika IS CAM.
Cílová skupina: metodici, uživatelé Elza
Školení je určeno pro klíčové uživatele aplikace ELZA a metodiky archivního popisu.
Účastníci jsou seznámeni s pokročilými tématy souvisejícími s tvorbou a publikací archivního popisu a předpoklady efektivního využívání archiválií (dědičnost prvků popisu, prioritizace výsledků vyhledávání, omezení přístupnosti).
V druhé části školení jsou probírány konkrétní situace při práci v aplikaci a způsoby jejich optimálního řešení (sdílení šablon, hromadné úpravy, export a import prvků popisu v tabulkovém zobrazení, použití hromadných funkcí a exportních filtrů, kopírování, zneplatnění a deduplikace archivních entit a důsledky jejich synchronizace s IS CAM, nástroje vyhledávání).
Závěrem jsou představeny aktuální možnosti usnadnění práce v aplikaci, rozšíření způsobu popisu a jeho specializace (metráž ukládacích jednotek, lokace archiválií, podtypy) a nastíněn směr dalšího vývoje (prvek Název jednotky popisu, zdokonalení vyhledávání), který reaguje na potřeby uživatelů a jejich zpětnou vazbu.
Teoretický výklad je vhodně kombinován s praktickými ukázkami postupů, které si mohou uživatelé sami ověřit během školení na veřejné nebo vlastní testovací či produkční instanci ELZA.
Cílová skupina: metodici, klíčoví uživatelé Elza
Školení je určeno pro administrátory aplikace ELZA, IT pracovníky a metodiky archivního popisu.
Účastníci jsou seznámeni se způsobem správy uživatelů a přidělování oprávnění, správou balíčků pravidel, nastavením komunikace s externími systémy a jinými ovládacími prvky modulu Administrace. V další části školení je nastíněno vhodné nastavení oblastí archivních entit a vlastností archivních souborů, včetně jejich automatické aktualizace. V závěrečné části jsou představeny postupy při aktualizaci aplikace, možnosti její konfigurace, přístupu přes API a integrace s externími systémy.
Cílová skupina: administrátoři, metodici