Seznámení se s novým programem (prostředím) vždy vyžaduje určité úsilí a čas. Rádi bychom Vám seznamování se s našimi produkty co nejvíce ulehčili, a proto jsme pro Vás připravili tohoto rychlého průvodce službou eDoklady Účetní.

Při prvním spuštění klientského programu eDoklady Účetní (nebo při spuštění z menu Start -> eDoklady Demo -> eDoklady klient) se zobrazí úvodní dialog. Ten zobrazuje schéma vzorového způsobu zpracování dokumentu tzv. workflow viz. obrázek 1. Dialog znázorňuje obvyklé workflow pro došlé faktury. Došlé faktury je nejdříve nutné do systému vložit. Tuto činnost, v naší vzorové společnosti , zajišťuje sekretářka. Následně jsou faktury automaticky předány manažerovi, jehož úkolem je kontrola přijaté faktury a její případné schválení. Pokud manager fakturu schválí, je postoupena k proplacení a zaúčtování. O tyto činnosti se stará účetní resp. finanční oddělení.

Pomocí úvodního dialogu je možné si vyzkoušet jednotlivé uživatelské role (sekretářka, manager, účetní a finanční oddělení) a tímto způsobem i sledovat postupné zpracování dokumentu. Zvolení požadované role, lze provést přímo výběrem z úvodního dialogu.

Obr. 1: Dialog s ukázkou typického způsobu zpracování došlé faktury

Rozhodli jsme se, že v našem vzorovém systému bude vkládat doklady do systému sekretářka, proto následující kroky provedeme v uživatelské roli sekretářky.

Volba způsobu je tedy především závislá na formě, v jaké jsme fakturu obdrželi.

Naskenování originálu

Klientský program je pro roli sekretářka nastaven do režimu skenování dokumentů. Díky tomu je naskenování papírového originálu faktury otázkou chviličky. Postup skenování vysvětluje obrázek 2 a níže uvedený postup.

Obr. 2: Postup neskenování papírového originálu faktury

1. Vložíme papírový originál faktury do skeneru a zvolíme "Skenovat". Pro skenování dalších stránek stejné faktury můžeme použít "Skenovat do". Tak se budou naskenované stránky ukládat do jedné složky a ušetří nám to práci s jejich přerovnáváním.

2. Zvolíme složku (obsahující všechny naskenované stránky dané faktury). Pro tu teď budeme potřeba nastavit některé její základní atributy např. že se jedná o fakturu došlou a je z určitého roku.

3. Pro určení typu dokumentu vybereme v sekci Atributy -> Dokumentový typ.

4. Následně vybereme skupinu dokumentů "Účetnictví".

5. A dokument "FD - faktura došlá".

Dané složce (naskenovaným stránkám faktury) jsme tedy přiřadili odpovídající dokumentový typ faktura došlá. Zbývá nám ještě zadat základní údaje o faktuře (naše číslo faktury a rok, období k jakému se vztahuje). Tím dokončíme identifikaci faktury a budeme ji moci odeslat do systému. Toto znázorňuje obrázek 3.

Obr. 3: Zadání základních údajů o faktuře a její odeslání

1. Zadáme základní údaje o faktuře např.: číslo faktury 100, rok 2008, období 06.

2. A potvrdíme volbou "Použít".

3. Faktura je identifikována a můžeme ji odeslat do systému.

Odesláním dokumentů na server jsme úspěšně dokončili vložení faktury do systému.

Přidání existujícího souboru

Stále častěji se setkáváme s fakturami zaslanými pomocí emailu resp. s fakturami, které jsou již v elektronické podobě. Takové faktury si nejprve musíme z přílohy emailu někam uložit např. na plochu. Následný postup vložení faktury do systému znázorňuje obrázek 4.

Obr. 4: Zadání základních údajů o faktuře - typ a její identifikace

1. Vypneme režim skenování.

2. Přepneme se na záložku "Dokumenty".

3. A vytvoříme nový dokument.

4. Vybereme skupinu "Účetnictví".

5. A následně dokument "FD - faktura došlá".

6. Zadáme základní údaje o faktuře např.: číslo 101, rok 2008, období 06.

Máme již vytvořenou a správně identifikovanou prázdnou složku. Nyní do ní můžeme vložit naše soubory a celou fakturu následně odeslat do systému. Toto znázorňuje obrázek 5.

Obr. 5: Přidání souborů a odeslání faktury

1. Pravým tlačítkem myši na naší složce vyvoláme menu a vybereme "Přidat soubory ...".

2. Zvolíme složku (obsahující všechny vložené stránky dané faktury).

3. Fakturu odešleme do systému.

Odesláním dokumentů na server jsme úspěšně dokončili vložení faktury do systému.

Po spuštění programu eDoklady dochází automaticky ke stažení úkolů daného uživatele. Protože jsme se přihlásili jako manager, máme za úkol schvalovat došlé faktury (viz. workflow, které jsme si zvolili pro tuto ukázku). Po přihlášení se nám automaticky v sekci "Úkoly" zobrazí přehled všech faktur ke kontrole. Fakturu je možno zobrazit kliknutím na ní, znázorněno na obrázku 6.

Obr. 6: Seznam úkolů a prohlížení faktury

Po kontrole faktury můžeme potvrdit její schválení či odmítnutí viz. obrázek 7.

Obr. 7: Zpracování dokumentu

Pokud jsme fakturu schválili, automaticky dojde k jejímu předání účetnímu a finančnímu oddělení (viz. workflow, které jsme si zvolili pro tuto ukázku).

Princip práce s fakturami pro účetní a finanční oddělení je analogický práci manažera. Tyto tři role se liší pouze ve zpracování dokumentu, kdy manager schvaluje faktury, účetní je zaúčtovává a finanční oddělení je proplácí viz. obrázek 8.

Obr. 8: Různá zpracování faktury dle role uživatele

Vyzkoušejte si zpracování faktury i v těchto uživatelských rolích. Je to jednoduché a přehledné.

Důležitou fukncí systému je vyhledávání dokladů. To umožňuje vyhledat veškeré doklady v systému, ke kterým máme přístup (popis nastavování přístupových práv uživatelů k jednotlivým dokladům je součástí dokumentace služby).

Vyhledávání dokladů

Pro vyhledávání dokladů použijeme záložku "Vyhledávání". Další postup zachycuje obrázek 9.

Obr. 9: Postup vyhledávání

1. Zadáme známé atributy dokladu např. víme, že je z roku 2008.

2. Po chvilce se zobrazí výsledky vyhledávání. Volbou "Vyžádat zobrazené" si můžeme stáhnout zobrazené dokumenty ze serveru.

3. Vyžádané dokumenty jsou k dispozici v záložce "Dokumenty".

Po skončení práce s vyžádanými dokumenty, je možné je uzavřít. Tím dojde pouze k jejich odstranění ze záložky "Dokumenty". Na serveru samozřejmě dokumenty zůstávají i na dále.

Poznámka

Pomocí vyhledávání jsou přístupné veškeré doklady v systému, ke kterým máte přístup.

Děkume, že jste věnovali pozornost tomuto průvodci základními principy práce v systému. V případě jakýchkoliv nejasností či dotazů jsme Vám k dispozici. Těšíme se na Vaše reakce.