Nově příchozí doklad je nejprve nutné do systému vložit (obvykle zajišťuje pracovník administrativy). Tímto úkonem práce s fyzickým dokumentem končí a je možné jej založit do archivu. Vložením se dokument dostane na zabezpečený server, kde k němu mohou přistupovat další oprávnění uživatelé např. manager, účetní apod. Základní schéma práce s účetními doklady pomocí služby eDoklady Účetní je znázorněno na obrázku 1.

Obrázek 1: Práce s účetními doklady v systému eDoklady.

Vložení dokladu do systému

Účetní doklad vstupuje do systému v závislosti na své podobě. Stále častěji máme k dispozici podklady přímo v elektronické podobě např. ve formátu PDF, MS Word, Excel apod. Tyto běžné formáty náš systém plně podporuje. Není tedy problém takové dokumenty pomocí klientské aplikace pohodlně vložit do systému. Klientská aplikace, která k tomuto účelu slouží je velmi pokročilá. Má propracované uživatelské rozhraní s důrazem na přehlednou a efektivní práci.

Papírové doklady je nezbytné pro vložení do systému nejprve naskenovat. Jedná se o poměrně jednoduchý úkon, který rovněž zajišťuje klientská aplikace. Vše je zde již připraveno a takto získané dokumenty jsou přímo ukládány v optimalizované podobě do systému s elektronickým archivem.

Vložení dokumentu do systému je pro seznámeného uživatele otázkou chviličky.

Přístup a práce s doklady

Oprávněné osoby (manager společnosti, sekretářka, účetní společnost, ...) mohou do systému přistupovat pomocí naší klientské aplikace. Mají zde:

• Přehledný a hierarchicky řazený přístup ke všem účetním dokladům.
• Možnost okamžitého prohlížení většiny běžných formátů dokumentů jako jsou: dokumenty kancelářského balíku MS Office (Word, Excel, ...), soubory PDF, obrázky (JPEG, TIF, ...), emaily a další.

Workflow - řízení pracovních postupů

Systém eDoklady Účetní automaticky předává jednotlivé úlohy zpracování dokumentu konkrétním osobám. Např. po schválení přijaté faktury systém automaticky zařadí takovou fakturu účetnímu do úloh s názvem K zaúčtování. Nemůže tedy dojít k opomentutí zaúčtování takového dokumentu.

Každý ze zákazníků má na výběr z několika typických postupů zpracování jednotlivých typů dokumentů. V případě individuálních potřeb Vám můžeme vytvořit workflow přesně odpovídající pracovním postupům ve vaší firmě.

Práce s dokumenty v systému je tedy pohodlná a efektivní. Vše je na jednom místě, v jediném programu.

Bezpečnost dokumentů

Vložením elektronické podoby účetního dokladu do systému, se tento doklad dostává na zabezpečený server. Originál dokladu je od tohoto okamžiku možné zařadit do archivu. Není potřeba s ním dále pracovat a slouží pouze pro účely případné kontroly. Tím, že se následně pracuje již s elektronickou podobou dokumentu, dochází k výrazné eliminaci možných chyb během jeho zpracování.

Fyzická podoba dokumentu je ve větším bezpečí, pokud s ním pracuje minimální počet lidí. Proto tedy: NASKENOVAT a ZALOŽIT do archivu! Pro vlastní práci s dokumentem slouží jeho elektronická podoba!