Jazyky

eDoklady Účetní

eDoklady Účetní (elektronické účetní doklady) je počítačový systém pro novodobou práci s účetními doklady. Snažíme se o komplexní řešení tzn. od propracovaného vstupu papírových dokladů do elektronického systému, až po sdílení a automatické předávání dokladů mezi více lidmi.

Systematická práce s doklady

Využití elektronického systému je způsob, jak si v účetních dokladech udržet pořádek a eliminovat riziko jejich ztráty. Současně umožnit efektivní práci s jejich elektronickou podobou všem, kteří k nim maji oprávnění a to kdykoliv.

Cílová skupina

Systém eDoklady Účetní je primárně určen pro všechny společnosti, kde se vyskytuje větší množství účetních dokladů nebo řeší otázku předávání dokladů dalším subjektům např. dalším oddělením, účetním společnostem nebo mateřským společnostem.

Workflow - postup zpracování

Systém eDoklady Účetní automaticky předává vybrané úlohy zpracování dokladu konkrétním osobám. Např. po schválení přijaté faktury systém automaticky zařadí takovou fakturu účetnímu do úloh "K zaúčtování". Nemůže tedy dojít k opomentutí zaúčtování takového dokumentu.

Jednoduchost a přehlednost

Byť se na první pohled může zdát systém pro správu účetních dokladů složitý, práce s ním je jednoduchá a přehledná. Jeho zavedení vede ke zvýšení produktivity a aktivnější práci s doklady.

Bezpečnost dokladů

Vložením elektronické podoby účetního dokladu do systému, se tento doklad dostává na zabezpečený server. Originál dokladu je od tohoto okamžiku možné zařadit do archivu. Není potřeba s ním dále pracovat a slouží pouze pro účely případné kontroly. Tím, že se následně pracuje již s elektronickou podobou dokumentu, dochází k výrazné eliminaci možných chyb během jeho zpracování.

 

 

Nově příchozí doklad je nejprve nutné do systému vložit (obvykle zajišťuje pracovník administrativy). Tímto úkonem práce s fyzickým dokumentem končí a je možné jej založit do archivu. Vložením se dokument dostane na zabezpečený server, kde k němu mohou přistupovat další oprávnění uživatelé např. manager, účetní apod.

Základní schéma práce s účetními doklady pomocí služby eDoklady Účetní znázorňuje obrázek 1.

 

Obrázek 1: Práce s účetními doklady v systému eDoklady.

Obrázek 1: Práce s účetními doklady v systému eDoklady.

Vložení dokladu do systému

Účetní doklad vstupuje do systému v závislosti na své podobě. Stále častěji máme k dispozici elektronické doklady např. ve formátu PDF, MS Word, Excel apod. Tyto běžné formáty náš systém plně podporuje. Takové dokumenty lze pomocí klientské aplikace vložit do systému.

Papírové doklady je nezbytné pro vložení do systému nejprve naskenovat. Jedná se o poměrně jednoduchý úkon, který rovněž zajišťuje klientská aplikace. Vše je zde připraveno a takto získané dokumenty jsou přímo ukládány v optimalizované podobě do systému s elektronickým archivem.

Vložení dokumentu do systému je pro seznámeného uživatele otázkou chviličky.

Přístup a práce s doklady

Oprávněné osoby (manager společnosti, sekretářka, účetní společnost, ...) mohou do systému přistupovat pomocí naší klientské aplikace. Mají zde:

  • Přehledný a hierarchicky řazený přístup ke všem účetním dokladům.
  • Možnost okamžitého prohlížení většiny běžných formátů dokumentů jako jsou: dokumenty kancelářského balíku MS Office (Word, Excel, ...), soubory PDF, obrázky (JPEG, TIF, ...), emaily a další.

 

Workflow - postup zpracování

Systém eDoklady Účetní automaticky předává jednotlivé úlohy zpracování dokumentu konkrétním osobám. Např. po schválení přijaté faktury systém automaticky zařadí fakturu účetnímu do úloh "K zaúčtování". Nemůže tedy dojít k opomentutí zaúčtování takového dokumentu.

Zákazník má na výběr z několika typických workflow pro jednotlivé typy dokladů (jinak se zpracovává faktura došlá, jinak faktura vydaná). V případě individuálních potřeb Vám můžeme vytvořit workflow přesně odpovídající pracovním postupům ve vaší firmě.

Práce s doklady v systému je pohodlná a efektivní. Všechny jsou na jednom místě, v jediném programu.

Pro rychlé seznámení se s prostředím eDoklady Účetní využijte krátké tutoriály, které jsme pro Vás připravili. Základní orientaci v programu tak zvládnete ještě rychleji.

Základy práce s eDoklady Účetní

1. část - Vkládání elektronického dokladu (2 min.)

Vložení dokladu do systému je velice jednoduché a otázkou chviličky. Jak na to vám ukáže tento tutoriál.

2. část - Vkládání papírového dokladu (2 min.)

Co když je doklad v papírové podobě? V tomto tutoriálu se dozvíte, jak na to.

3. část - Vyhledání dokladu (2 min.)

V této části vám ukážeme, jak vyhledat vložené doklady.