Jazyky

Tvorba PDF v souladu s vyhláškou 562/06 Sb.

Tvorba PDF v souladu s vyhláškou 562/06 Sb.

Petr Pytelka, Tomáš Pytelka

LightComp v.o.s.


Abstrakt

Článek popisuje použití programu eDoklady Skenování pro tvorbu PDF souboru v souladu s vyhláškou 562/06 Sb. Tato vyhláška stanovuje způsob převodu listin do elektronické formy (formát PDF).

Převod dokumentů do elektronické podoby je možný více způsoby. Program eDoklady Skenování převádí dokumenty z papírového originálu jejich naskenováním. Detailní popis skenování a všech jeho možných nastavení není předmětem tohoto článku.

Skenování

Před vlastním skenováním je často nezbytná příprava převáděných dokumentů. Je nutné například odstranit kancelářské sponky, dokument rozdělit na samostatné stránky apod.

Práci s programem eDoklady Skenování zahájíme jeho spuštěním. To je možné udělat z menu Start volbou eDoklady Skenování viz. obrázek 1.

Obr.1: Spuštění programu eDoklady Skenování z menu

Po spuštění programu se Vám zobrazí jeho základní obrazovka. Ta je rozdělena na tři části viz. obrázek 2.

  • Ovládání skeneru

  • Dokumenty, soubory - seznam naskenovaných dokumentů

  • Pracovní oblast - prostor pro zobrazování a úpravy dokumentů

Obr.2: Rozdělení základní obrazovky programu

Nyní je možné vložit stránku do skeneru a následně stisknout tlačítko Skenovat viz. obrázek 3. Naskenovaný dokument bude zobrazen v části pro dokumenty a soubory.

Obr. 3: Ovládání skeneru

Poznámka

Volba Skenovat do způsobí, že nové stránky budou přidány do vybraného dokumentu a nebude vytvořen nový.

Export do PDF

Po naskenování všech požadovaných stránek je možné provést jejich převod do PDF. Převod se provádí kliknutím pravým tlačítkem myši na dokument, tím dojde k zobrazení kontextové nabídky, a volbou Export -> Uložit jako PDF viz. obrázek 4.

Obr. 4: Uložení naskenovaných stránek do výsledného PDF

Poznámka

Vytvořený PDF lze rovnou poslat emailem jako přílohu a to volbou z kontextového menu Export -> Odeslat emailem jako PDF.

Následně je zobrazen dialog s nastavením exportu. Standardní nastavení není nutno upravovat. Pro přesné splnění požadavků vyhlášky je vhodné zapnout kontrolu maximální velikosti stránky viz. obrázek 5. Vyhláška požaduje velikost max. 150KB na stránku.

Obr. 5: Nastavení parametrů exportu do PDF

Volbou OK dojde k provedení exportu a celý proces je ukončen.

Časté dotazy

1.

K čemu slouží profily při skenování ?

 

Profily umožňují rychle určit způsob skenování. Výběrem profilu dojde k nastavení všech hodnot skeneru a následně je možné Skenovat.

2.

Co znamená název profilu ?

 

Název profilu současně určuje nastavení skeneru. Zkratky použité v názvech profilů:

FLAT

plochý skener, není použit podavač papíru

ADF

skener s podavačem

C/B

černobílé skenování

sed

skenování v odstínech šedi

barva

barevné skenování

duplex

oboustranné skenování

Číslo v názvu profilu udává použité rozlišení.

3.

Je možné použít skener s podavačem ?

 

Skenery s podavačem jsou plně podporovány. Vyberte profil označený jako ADF-... pro použití podavače.

4.

Jaké rozlišení je vhodné pro skenování dokumentů ?

 

Rozlišení dokumentů musí být přiměřené způsobu jejich dalšího použití a typu dokumentu např. faktura, text, fotografie.

Dlouhodobé zkušenosti ukazují, že pro textové dokumenty formátu A4 je vhodné řešení 150 nebo 200 dpi. Větší rozlišení je zbytečně detailní. Pro fotografie se obvykle používá 300dpi.

5.

V jakém barevném podání má probíhat skenování - černobílá, odstíny šedi, barevně ?

 

Volba barevného profilu záleží na typu skenovaných dokumentů, pro dosažení nejmenší velikosti textových dokumentů použijte odstíny šedi s využitím volby "chytrá kontrola kvality". Pro fotografie použijte barevné skenování s volbou velikosti papíru.

6.

Skener nereaguje na zvolené rozlišení, kde je problém ?

 

Některé skenery plně nepodporují specifikaci Twain 1.8 nebo vyšší. Řešením je použití nativního rozhraní skeneru, toho lze docílit volbou Pokročilé při skenování. Následně dojde k zobrazení dialogu s nastavením skeneru, kde lze zvolit velikost skenované oblasti, způsob skenování.

7.

Výsledné soubory jsou příliš velké, jak je lze zmenšit ?

 

U textových souborů používejte skenování v odstínech šedi s volbou "chytrá kontrola kvality". Pro skenování fotografií využijte menší formát papíru, který odpovídá skutečné velikosti předlohy.

8.

Je možné provést přímý převod dokumentů do PDF bez jejich tisku (například z MS Word) ?

 

Ano, převod je možný. Lze využít komerčně dostupný software nebo například produkt PDFCreator, který je k dispozici zdarma pod licencí GPL. Program je možné stáhnout na adrese http://sourceforge.net/projects/pdfcreator. Převod probíhá jako tisk na virtuální tiskárnu.

9.

Kde najdu další informace ?

 

Další informace, detailní popis skenování jsou dostupné na stránkách společnosti LightComp.