Jazyky

Seznámení se s programem eDoklady Skenování

Seznámení se s programem eDoklady Skenování

Petr Pytelka, Tomáš Pytelka

LightComp v.o.s.


Abstrakt

Článek popisuje základní použití programu eDoklady Skenování. Detailní popis skenování a všech jeho možných nastavení není předmětem tohoto článku.

Úvod

Program eDoklady Skenování je určen pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Zvládnutí jeho obsluhy je snadné a vyžaduje pouze několik minut vaší pozornosti.

Požadavky programu

Program umí spolupracovat s většinou běžně dostupných skenerů. Příslušný skener musí disponovat rozhraním typu Twain. Program vyžaduje Microsoft Windows 2000, XP nebo Vista.

Spuštění programu.

Po úspěšném nainstalování je program dostupný z menu Start volbou eDoklady -> eDoklady Skenování viz. obrázek 1.

Obr. 1: Spuštění programu eDoklady Skenování z menu

Ovládání programu

Základní obrazovka programu je rozdělena na tři části viz. obrázek 2.

  • Ovládání skeneru

  • Dokumenty, soubory - seznam naskenovaných dokumentů

  • Pracovní oblast - prostor pro zobrazování a úpravy dokumentů

Obr. 2: Rozdělení základní obrazovky programu

Poznámka

Naskenované dokumenty jsou zobrazeny v levé spodní části.

Postup skenování

Celý postup skenování se skládá z několika dílčích kroků: příprava dokumentů, vlastní skenování a archivace dokumentů viz. obrázek 3.

Obr. 3: Dílčí kroky postupu skenování

Proces skenování začíná přípravou dokumentů tj. oddělením svázaných listů, vyjmutím kancelářských sponek apod. Následujícím krokem je vlastní skenování. Jedná se o poměrně jednoduchý úkon, kdy dojde k převodu papírových dokumentů do elektronické podoby. Posledním krokem procesu skenování je archivace tj. uložení dokumentů. Je dobré tento krok nepodceňovat a správně rozmyslet způsob a místo uložení dokumentů. Archivace ovlivňuje možnosti a efektivitu další práce s dokumenty. Často bývá vhodné dokumenty ukládat např. do informačního systému společnosti a tímto způsobem je již automaticky předávat ke zpracování dalším pracovníkům. Takové řešení umožňuje např. náš další produkt eDoklady.

Pro skenování je dobré znát účel dokumentů tzn. vědět, zda je důležitá barva dokumentu (fotografie) nebo spíše jeho čitelnost (textové dokumenty). Dalším důležitým faktorem je velikost výsledného souboru. Na základě těchto informací je potřeba v programu eDoklady Skenování zvolit vhodný profil pro dané skenování. Program eDoklady Skenování nabízí již předdefinované profily, které vyhovují pro skenování běžných dokumentů. Dle zvoleného profilu dojde ke správné redukci velikosti a zachování požadované kvality výsledných souborů.

Výběr profilu

K výběru skenovacího profilu dochází podle typu připravených dokumentů. Po určité době používání programu se naučíte používat 1 nebo 2 profily, které jsou vyhovující pro vaše obvyklé dokumenty.

Název profilu současně určuje nastavení skeneru. Zkratky použité v názvech profilů:

FLAT

plochý skener, není použit podavač papíru

ADF

skener s podavačem

C/B

černobílé skenování

sed

skenování v odstínech šedi

barva

barevné skenování

duplex

oboustranné skenování

V názvech profilů se dále vyskytují čísla, která udávají použité rozlišení při skenování. Pro skenování kancelářských dokumentů je obvykle dostatečné rozlišení 150dpi. Skenování ve vyšším rozlišení se používá v případě velmi malého písma nebo pokud budou dokumenty zpracovány pomocí OCR. Dokumenty s vyšším rozlišením jsou větší a jejich přenos trvá déle, volte proto přiměřené rozlišení.

Většinu kancelářských dokumentů je dostatečné skenovat černobíle. Motivací je několik:

  • vyšší rychlost skenování

  • výrazně menší výsledné soubory

  • často i vyšší čitelnost

Posledním prvkem, který souvisí s volbou profilu, je "Chytrá kontrola kvality". Jedná se o speciální techniku, která se snaží dosáhnout maximální kvality dokumentu při co nejmenší velikosti výsledného souboru. Pro použití této techniky je nutné skenovat dokumenty šedě. Algoritmus následně určí vhodnou kvalitu dokumentu a provede potřebné úpravy.

Poznámka

Pro kancelářské dokumenty tedy volte jeden z profilů: FLAT-sed-150, ADF-sed-150, ADF-sed-150-duplex. Nezapomeňte také vybrat volbu: "Chytrá kontrola kvality".

Skenování

Po výběru profilu je možné zahájit skenování. V případě použití skeneru s podavačem můžete využít oboustranného skenování (duplex), detekci bílých stránek.

Skenovat lze jednou z voleb:

Skenovat

naskenuje jeden nový dokument nebo obsah podavače

Skenovat do

přidá soubory do vybraného dokumentu

Pokročilé

spustí dialog pro podrobnější nastavení skeneru, jeho popis je součástí dokumentace ke skeneru

Další nastavení skeneru, velikost skenovaného dokumentu lze nastavit v sekci "Nastavení".

Naskenované dokumenty

Naskenované dokumenty je možné prohlížet a upravovat. V případě použití funkce "Chytrá kontrola kvality" je možné ještě volit i kvalitu jednotlivých stránek.

Chytrá kontrola kvality

Stránky, které jsou dostupné ve více kvalitách, obsahují pod sebou jednotlivé verze seřazené vzestupně podle míry kvality viz. obrázek 4. Změnu kvality lze provést manuálním výběrem verze v dialogu "Identifikace dokumentu" nebo pomocí kláves +/-. Po kliknutí na soubor dojde k jeho zobrazení.

Obr. 4: Různé verze kvality naskenovaného dokumentu

Součástí názvu stránky je také informace o její velikosti a použitém formátu. Menší stránky se rychleji přenášejí a je s nimi celkově snazší manipulace.

Uspořádání dokumentů

Jednotlivé stránky jsou uspořádány do dokumentů viz. obrázek 5. Dělení na dokumenty umožňuje logické uspořádání souvisejících souborů. Stránky mezi dokumenty je možné přesouvat pomocí myši. Nový dokument lze vytvořit z menu po kliknutí v dialogu pravým tlačítkem.

Obr. 5: Pojmy dokument a soubor

Export dokumentů

Naskenované dokumenty je nutné uložit na archivační místo, odeslat emailem nebo dále zpracovávat. Program eDoklady Skenování umožňuje finální uložení dokumentů několika způsoby:

  • Export do adresáře

  • Export do PDF

  • Odeslání emailem

Obr. 6: Uložení dokumentů

Další informace

Program eDoklady skenování je možné používat zcela samostatně nebo jej přímo napojit na další zpracování dokumentů. Detailní popis konfigurace a možnosti přizpůsobení jsou popsány v dokumentaci pro Tahiti SDK.

V případě požadavku na další technickou pomoc ev. školení, se obraťte na centrum podpory nebo svého dodavatele.

Pro napojení na další firemní procesy a pokročilou integraci je k dispozici vývojářská verze, pro více informací nás kontaktujte .